PROSES ORGANISASI

1. Proses Mempengaruhi:

Proses mempengaruhi dalam perusahaan melibatkan peran setiap pegawai dalam mencapai tujuan bersama. Dalam proses ini, pengaruh antara individu atau kelompok dapat membentuk hubungan saling mendukung, di mana komunikasi yang baik berperan penting dalam menjaga etika formal. Pengaruh bisa dilakukan melalui berbagai metode seperti kekuatan fisik, sanksi, keahlian, dan kharisma. Pengaruh ini dapat terjadi antara individu, kelompok dengan individu, atau individu dengan kelompok. Penting bagi perusahaan untuk mempengaruhi pegawai agar memiliki motivasi yang kuat, saling mendukung, dan mencapai kemajuan.

2. Proses Pengambilan Keputusan:

Organisasi menggunakan metode pengambilan keputusan untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Metode ini meliputi:

• Kewenangan Tanpa Diskusi: Keputusan dibuat oleh pemimpin otokratik atau dalam situasi darurat. Meskipun cepat, kurang melibatkan anggota.
• Pendapat Ahli: Keputusan diambil oleh seseorang yang dianggap ahli dalam hal tertentu. Efektif jika kemampuan ahli tidak diragukan.
• Kewenangan Setelah Diskusi: Keputusan diambil setelah diskusi dan pertimbangan pendapat dari beberapa anggota. Menyertakan pandangan anggota, namun masih memiliki elemen otokrasi.
• Kesepakatan (Konsensus): Keputusan diambil saat semua anggota mendukungnya. Menyebabkan partisipasi penuh dan kualitas keputusan yang tinggi, namun bisa memakan waktu.

Tidak ada metode pengambilan keputusan yang mutlak terbaik, tergantung pada waktu, tingkat pentingnya keputusan, dan kemampuan pemimpin dalam mengelola proses tersebut. Metode-metode ini memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, dan pilihan tergantung pada situasi yang dihadapi oleh organisasi.

KONFLIK ORGANISASI

Konflik dalam Organisasi

Pengertian Konflik:

Konflik adalah suatu proses yang wajar terjadi dalam organisasi atau masyarakat. Dalam konteks organisasi, konflik dapat membangun kinerja staf karena variabel yang bergerak bersama secara dinamis. Konflik dapat terjadi pada tingkat individual, interpersonal, kelompok, atau organisasi. Konflik juga bisa terkait dengan stres pada tingkat individual.

Sumber Konflik dalam Organisasi:

Konflik dalam organisasi sering kali disebabkan oleh perbedaan tujuan antara pihak-pihak yang terlibat. Faktor-faktor seperti pembagian kerja dan perbedaan tujuan antar unit kerja atau organisasi dapat memicu konflik. Sumber utama konflik dapat dilihat dari unsur persaingan dan unsur kekuatan.

• Unsur Persaingan: Konflik bisa muncul akibat persaingan antara pihak-pihak yang memiliki kepentingan berbeda. Pihak-pihak ini mungkin mengkonsolidasi kekuatan mereka untuk menghadapi konflik.
• Unsur Kekuatan: Konflik juga bisa muncul karena faktor psikologis dan budaya. Kondisi sosial dan hubungan dengan pihak lain dapat mempengaruhi persepsi dan hubungan dalam menghadapi konflik.

Strategi Mengatasi Konflik:

Mengatasi konflik memerlukan strategi yang berbeda berdasarkan sumber konflik.

• Dalam konteks struktural, strategi manajemen konflik dapat melibatkan perubahan mendasar dalam kondisi organisasi. Terutama jika terdapat perbedaan kepentingan yang besar, sulit untuk mencari jalan tengah.
• Dalam pandangan psikokultural, strategi manajemen konflik fokus pada mengubah persepsi atau mempengaruhi hubungan antara pihak-pihak yang terlibat. Kondisi psikologis dan budaya menjadi penting dalam menghadapi konflik.

Jenis-Jenis Konflik:

Konflik dapat dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan skala dan konteksnya, termasuk konflik dalam peran sosial, antar kelompok, terorganisir dan tidak terorganisir, antar satuan nasional, agama, politik, dan lain-lain.

Akibat Konflik:

Hasil dari konflik dapat beragam, termasuk meningkatnya solidaritas dalam kelompok yang mengalami konflik, keretakan hubungan antar kelompok, perubahan kepribadian individu, kerusakan harta benda, dan bahkan dominasi atau penaklukan salah satu pihak yang terlibat dalam konflik.

Respon Terhadap Konflik:

Pihak-pihak yang berkonflik dapat merespon konflik berdasarkan tingkat pemahaman terhadap tujuan mereka sendiri dan tujuan pihak lain. Respon ini bisa melibatkan mencari solusi terbaik, upaya untuk memenangkan konflik, atau memberikan kemenangan kepada pihak lain.

Dalam mengelola konflik dalam organisasi, penting untuk memahami sumber konflik, mengadopsi strategi yang sesuai, dan berusaha untuk mencapai solusi yang meminimalkan dampak negatif konflik terhadap kinerja dan hubungan di dalam organisasi.

TIPE STRUKTUR DAN BENTUK DALAM ORGANISASI

Tipe Struktur dalam Organisasi

Functional Organization Structure :

• Pembagian divisinya berdasarkan fungsi masing-masing.
• Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi.
• Komunikasi bottom-top untuk kontrol atasan terhadap bawahan.
• Masing-masing bagian fokus pada bidang kerjanya.
• Cocok untuk organisasi yang memproduksi barang.

Project/Divisional Organization Structure :

• Pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan.
• Setiap proyek memiliki struktur sendiri.
• Komunikasi terkendali di dalam proyek.
• Memerlukan lebih banyak sumber daya untuk masing-masing proyek.
• Memungkinkan penggunaan konsultan luar (outsourcing).
• Menuntut tanggung jawab dan inisiatif karyawan yang tinggi.
• Kurang cocok untuk proses administrasi dan birokrasi yang kompleks.

Matrix Organization Structure :

• Gabungan Functional dan Projectized Structure.
• Pembagian berdasarkan proyek/kegiatan, tetapi menggunakan sumber daya dari tiap divisi.
• Efisien dalam pemanfaatan sumber daya.
• Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik.
• Keterlibatan stakeholder yang kuat.
• Memerlukan pembagian sumber daya yang jelas untuk setiap proyek.
• Komunikasi karyawan terhadap atasannya bisa kompleks.

Bentuk-bentuk Organisasi

Bentuk Organisasi Garis:

• Sederhana dan kecil.
• Struktur mirip militer.
• Jumlah karyawan sedikit, spesialisasi rendah.

Bentuk Organisasi Fungsional :

• Pimpinan memberi komando pada bawahannya.
• Tidak semua pimpinan memiliki bawahan yang jelas.
• Cocok untuk organisasi dengan spesialisasi rendah.

Bentuk Organisasi Garis dan Staff :

• Cocok untuk organisasi besar dan kompleks.
• Memiliki staf untuk membantu pimpinan.
• Daerah kerja yang luas, tugas beragam.

Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff :

• Kombinasi bentuk organisasi fungsional dan garis-staff.
• Kebaikan dan keburukan merupakan kombinasi dari bentuk sebelumnya.

Tipe struktur organisasi dan bentuk-bentuk organisasi tersebut memberikan pandangan tentang bagaimana sebuah organisasi dapat diatur untuk mencapai tujuan-tujuannya dengan efisien dan efektif, serta mengatasi tantangan yang ada. Setiap tipe dan bentuk memiliki kelebihan dan kelemahan yang perlu dipertimbangkan sesuai dengan konteks dan kebutuhan organisasi.

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pengertian Komunikasi:

Komunikasi berasal dari bahasa Latin "Communis" yang berarti "sama." Ini melibatkan pertukaran informasi, gagasan, atau sifat antara individu melalui simbol-simbol seperti kata, isyarat, atau tulisan.

Unsur-unsur Komunikasi:

1. Komunikator: Orang yang berbicara atau mengirim informasi.
2. Pesan: Informasi yang disampaikan, bisa berupa perintah, laporan, atau saran.
3. Penerima (Komunikan): Orang atau pihak yang menerima informasi.
4. Penyampaian: Cara informasi disampaikan, bisa lisan, tertulis, atau melalui isyarat.
5. Tanggapan (Respon): Reaksi atau tanggapan terhadap informasi.

Cara Penyaluran Ide Melalui Komunikasi:

1. Ide (Gagasan): Dikembangkan oleh pengirim.
2. Perumusan: Ide diungkapkan dalam bentuk kata-kata.
3. Penyaluran: Ide disampaikan melalui berbagai media.
4. Tindakan: Ide diimplementasikan dalam tindakan.
5. Pengertian: Penerima memahami ide berdasarkan kata-kata pengirim.
6. Penerimaan: Ide diterima oleh penerima atau penangkap berita.

Hambatan Komunikasi dalam Organisasi:

1. Hambatan Teknis: Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi.
2. Hambatan Semantik: Ketidakcocokan antara makna yang dimaksudkan dengan yang diterima.
3. Hambatan Manusiawi: Faktor emosi, prasangka, perbedaan individu, dan iklim psikologis.

Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi:

1. Dari Segi Sifatnya: Lisan, tertulis, verbal, atau nonverbal.
2. Dari Segi Arahnya: Ke atas (dari bawahan ke atasan), ke bawah (dari atasan ke bawahan), horizontal (sesama tingkat), satu arah, atau dua arah.
3. Dari Segi Lawannya: Satu lawan satu, satu lawan banyak, atau lawan kelompok.
4. Dari Segi Keresmiannya: Formal atau informal.

Komunikasi efektif dalam organisasi penting untuk mencapai tujuan bersama dan membangun koordinasi yang baik di antara anggota. Mengatasi hambatan dan memahami berbagai jenis komunikasi membantu meningkatkan hubungan dan produktivitas dalam konteks organisasi.